由重要決定開始
提供足夠脈絡，才能負責任地界定項目範圍。
這份指南適合正規劃公司網站製作或網頁製作的香港企業。它協助您在建議書前，先說清楚網站要讓客戶理解甚麼、已有甚麼證明材料、誰負責每項輸入，以及上線和交接前要檢查甚麼。
- 業務目標及客戶的下一步
- 現有頁面、內容及可公開證明
- 語言、系統及舊網站限制
- 角色、審批、時間和預算假設
- 上線、交接、不包括項目及第三方依賴
先由網站需要支持的業務決定開始
實用的簡介會先說明網站要協助哪些客戶、他們需要理解甚麼，以及最重要的下一步。貿易企業可能需要買家看懂產品、能力、認證及 RFQ 路徑；專業服務企業則可能需要清楚服務、相關資格和實用的首次詢盤。
同時說明促成項目的業務改變：新增服務、目標市場改變、導覽混亂、證明材料過時、手機體驗不佳，或詢盤流程仍以人手處理。這些情況會帶來不同的頁面、內容和技術優先次序；視覺參考可幫助溝通，但不能取代這些決定。
把頁面和內容盤點變得具體
列出現有網站地圖或主要頁面、仍然帶來信任或有用訪問的內容、已過時的資訊，以及可公開的證明材料。這可能包括產品資料、服務、認證、團隊簡介、已批准的客戶評語、案例背景、相片、下載資料或常見問題。不要因為競爭對手有某種宣稱便加入；每項證明都需要來源和批准。
再說明誰負責準備缺少的文案、翻譯、圖片或專業審閱。網站項目可以規劃架構和響應式實作，但研究、文案、翻譯、攝影、法律審閱或技術原始資料，只有在書面確認時才屬於範圍。
記錄系統和存取需要，但不要公開帳戶資料
記下會影響項目的系統：現有 CMS 或託管、域名、表單、分析、CRM、預約、電商、電郵、產品資料或其他第三方服務。應說明每項連接的用途和負責人，而不是假設所有整合都要重建，或所有帳戶都可存取。
第一份簡介不需要密碼或廣泛的帳戶權限。若現有網站審計、遷移、分析檢視或整合確實需要存取權，應在範圍內先確認原因、最少所需權限、安全共享方法和負責人。
說清楚決定、上線和交接如何進行
列出決策人、審閱者、可用資料、時間假設，以及可能改變範圍的限制。書面建議書應分開首個已確認版本和日後構想，列出審閱節點，並說明內容、翻譯、整合或批准延遲或新增時如何處理。
批准前，確認舊網址處理、測試、上線檢查、分析同意、交接、支援、授權、域名、託管、第三方費用和不包括項目。這讓項目更容易評估；它不保證排名、詢盤或商業結果。