做網站前要準備甚麼？企業網站需求文檔填寫模板

把願望改成能驗收的需求

「想做一個高級、專業的網站」可以說明方向，卻不足以報價。試改為：「海外採購可在手機找到產品尺寸、下載規格，並提交包含型號的查詢。」後一句已交代讀者、資訊和行動，也讓設計師知道要測試甚麼。

現有的網站項目簡介指南介紹整體規劃；本文提供的是填寫工作表。你可以先完成最重要的一頁，再補產品資料及流程，避免準備大量文件卻沒有釐清首版目標。

先填七個欄位，未知事項保留待確認

下表是虛構的香港貿易公司需求示例，不是客戶案例。頁數及產品數量只是示範，正式範圍須由你的資料決定。每個欄位都應能指向資料負責人或後續決策。

用一個產品走完整條路徑

先選一件資料較完整的產品，附上名稱、型號、尺寸、圖片、規格文件和常見採購問題。供應商便可用同一份樣本說明內容結構，而不是各自假設產品資料的複雜程度。

要求回覆的不只是「可以做」，還包括每個步驟由誰提供和驗收。例如型號是否自動帶入表格、上傳附件有甚麼限制、訊息寄去哪個信箱，以及收件失敗時使用者會看到甚麼。W3C 表格教學可協助核對標籤與提示是否清楚。

分清必要、可延後與不包括

把首版需求分成三欄：必要、可延後、不包括。必要項目必須服務於首版目標，例如聯絡方式和產品資料；可延後項目則可在有更多內容或實際需求後再做。不是所有喜歡的功能都要放進第一次報價。

另列未知事項，例如舊網站能否匯出資料、翻譯是否完成、現有域名由誰管理。請服務方就這些不確定項提出假設或先行調查費用，不要讓它們藏在總價中。初次簡介提供角色和系統名稱即可，不要把密碼寫入共享文檔。

用相同版本取得可比較的回覆

每次更改需求都更新版本與日期，將同一版本提供給正在比較的服務方。要求對方逐項回答包含內容、排除項目、依賴條件、預計時間及付款節點，便能知道價差來自哪裏。

最後以一個可觀察的結果確認首版：指定測試者在手機打開某產品、閱讀規格、提交查詢，接收端能找到訊息及型號。這比只寫「完成響應式網站」更容易安排驗收，也方便後續交接。